8 consejos prácticos para administrar su caótica bandeja de entrada de correo electrónico

Cuando se trata de productividad, una de las formas más fáciles de perder el flujo (e innumerables horas) es en la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Sin mencionar que una bandeja de entrada desordenada y caótica no solo puede ser la perdición de tu existencia, ¡también podría estar perdiendo proyectos y clientes potenciales!

Si eso le suena familiar, ¡abróchese el cinturón! Estamos a punto de cubrir ocho consejos y trucos para eliminar el correo electrónico abrumador para siempre.

1. Cancelar suscripción

Es la forma más fácil de empezar a limpiar el desorden, pero a veces podemos asociar el sentimiento de culpa con la cancelación de la suscripción.

¿Quieres conocer un no tan secreto?

La gente realmente no se da cuenta. Y si lo hacen, saben que no es personal.

La verdad es que el correo electrónico no es un juego de métricas de vanidad, realmente solo quieres a alguien en tu lista de correo electrónico que quiera estar allí y saber de ti, de lo contrario, las cosas pueden marcarse como spam y realmente puede afectar la salud de tu dirección de correo electrónico. .

Si ya no siente el boletín de alguien o no le importan los cupones para el deli de la calle, cancele la suscripción y elimine el desorden en la fuente.

¡Te estás haciendo a ti mismo (y al remitente) un gran favor!

2. Carpetas, carpetas, carpetas

Archivar es genial si quieres guardar algo para más tarde. El desafío es que su carpeta de archivo se convierte en un gran crisol y aún tiene que buscar cosas manualmente (y dedicar el tiempo adicional a hacerlo) cuando necesita algo.

Lo mejor de usar carpetas es que puede obtener supermicro, organizar por categoría e incluso subcategorías (piense en Clientes, y luego cada cliente individual tiene su propia carpeta), lo que hace que sea muy fácil encontrar lo que necesita en el futuro en menos de 30 segundos. .

Algunos de los lugares más fáciles para comenzar incluyen:

  • Clientela
  • Proyectos
  • Viaje
  • Pedidos + recibos online

… ¡Pero las opciones son realmente ilimitadas y completamente personalizables según sus necesidades!

Mire lo que está en su bandeja de entrada ahora, y si tiene más de 2 correos electrónicos en un asunto, podría ser un buen candidato para su propia carpeta organizada.

3. Filtros: la magia de la bandeja de entrada

¿Sabía que puede configurar filtros para colocar automáticamente correos electrónicos en determinadas carpetas? Esto significa que puede crear reglas para que ciertas cosas omitan su bandeja de entrada por completo y, por lo tanto, dedique menos tiempo cada día a clasificar los correos electrónicos no leídos.

Leer también  Cómo pagué $ 200,000 de deuda en 3 años

¿No estás seguro de para qué usarías esto? Aquí hay algunos favoritos:

  • Omitir ver confirmaciones de pedidos y entregas en su bandeja de entrada
  • Archiva todos los boletines para que se lean por lotes el domingo por la mañana con tu café
  • Enviar las direcciones de correo electrónico de determinadas personas a una carpeta para revisarlas más tarde.

Las opciones son realmente infinitas, y una vez que comienzas a crear filtros, puede ser bastante adictivo. Solo recuerde verificar esas carpetas filtradas y no deje que las cosas se acumulen fuera de la vista o de la mente.

4. Dejar de usar el correo electrónico como lista de tareas pendientes

¿Mantiene a menudo los correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada durante un tiempo, como recordatorio para hacer algo más tarde o tomar medidas? Seamos honestos por un momento, ¿cuánto tiempo permanecen esos correos electrónicos sin leer e ignorar, obstruyendo su bandeja de entrada?

¿Has notado también que al hacer esto también te hace sentir un poco maníaco, revisar tu lista de tareas pendientes, revisar los recordatorios de correo electrónico nuevamente, olvidarte de algo, enjuagar, repetir …

Se siente abrumador rebotar de un lado a otro, ¿no?

Esto no solo le impide poder limpiar su bandeja de entrada (hola, satisfacción con la bandeja de entrada cero), sino que también está acabando con su eficiencia al no mantener todo lo que desea lograr en un centro central con el resto de sus tareas y proyectos.

Paso 1, eliminemos el desorden no leído.

Revise los correos electrónicos que ha estado manteniendo sin leer durante un tiempo (más de 1 semana) y averigüe qué debe suceder para eliminarlos. Y la parte más importante: una vez que termine esta tarea, archive o elimine el correo electrónico.

5. Actúa la primera vez que lees un mensaje

¿Alguna vez lees, relees y relees un mensaje en tu bandeja de entrada, sin siquiera tomar medidas? En su lugar, aprenda a marcar las cosas que requieren más atención y tiempo para más adelante, y siga la regla de los 2 minutos para los elementos de acción rápida.

Regla de los 2 minutos: si lleva menos de 2 minutos, hágalo ahora.

Leer también  7 hábitos de planificación de bodas para la novia ocupada que hace bricolaje

¿Necesitas reenviar un mensaje a alguien? ¿Tienes que aprobar algo y responder? Si puede hacerlo la primera vez que abre el correo electrónico en menos de 2 minutos, hágalo.

No solo obtendrá una avalancha de dopamina por lograr algo, sino que esa sensación de productividad lo empujará a seguir trabajando y a reducir aún más el número de no leídos.

6. Marcar mensajes importantes para más tarde

¿Abrir un mensaje que necesita un poco más de atención o tiempo? Marcarlo como no leído y, aquí está la parte más importante: programe para un momento posterior cuando pueda trabajar en él.

Hagas lo que hagas, no esperes hasta que «tengas tiempo». La verdad es que necesitamos hacer tiempo para las cosas que importan y planificar con anticipación. De lo contrario, cuando veamos un tiempo abierto disponible en nuestro calendario, simplemente lo llenamos. O, peor aún, llenamos un espacio vacío revisando nuestros mensajes con demasiada frecuencia.

¡Asegúrese de encontrar un bloque de tiempo en su calendario y programe este tiempo para usted mismo para realizar esta tarea! Esto nos lleva a nuestro siguiente consejo …

7. Programe cuándo consultar su bandeja de entrada

¿Alguna vez te has puesto al día trabajando en algo y de repente te has dado cuenta de que han pasado dos horas y ahora necesitas desesperadamente ir al baño o te mueres de hambre? A esto se le llama estado de flujo. Tu cerebro pudo concentrarse tan profundamente en la única cosa en la que estabas trabajando y nada más.

El estado de flujo es óptimo para la productividad, hacer las cosas en nuestro día y hacer avanzar la aguja hacia nuestros objetivos. También es el momento en el que podemos hacer una tarea en 30 minutos, que en cualquier otro momento del día puede haber tomado el doble de tiempo.

Pero al mantener nuestro correo electrónico abierto todo el tiempo y revisarlo constantemente cada 20 minutos, vivimos y trabajamos en un estado reaccionario, esperando que llegue algo a lo que podamos responder para sentirnos productivos para «hacer» algo.

Esto también significa que nuestro cerebro no puede entrar en un estado de flujo y realmente concentrarse en un proyecto más profundo, porque siempre nos distraemos y nos empujan en muchas direcciones.

Una gran regla general: revisa tu bandeja de entrada solo unas pocas veces al día. Cierra la pestaña. Configure una alarma si lo desea, pero fuera del tiempo designado para la bandeja de entrada, déjela estar. Date el permiso y el espacio para trabajar en el panorama general.

Leer también  6 formas intencionales de desarrollar mejores hábitos con facilidad

Si está preocupado por el retraso en el tiempo de respuesta, considere configurar su respuesta automática con un recordatorio amigable cuando alguien pueda esperar saber de usted (también puede colocar esto en su firma de correo electrónico o cerrar sesión).

8. No aplastes tu creatividad

Si se está preparando para bloquear su correo electrónico en su calendario, haga una pausa rápida y pregúntese «¿cuándo soy más creativo?», Y luego programe su bandeja de entrada para CUALQUIER otro momento fuera de esta ventana.

Seriamente.

¿Eres una persona madrugadora?

¿Un búho de la noche?

Siempre que sea más probable que tenga la energía para trabajar en proyectos creativos más grandes, no se deje atrapar por el estado reaccionario poniendo a los demás en primer lugar.

Si bien es genial ponernos el sombrero de ayudante cuando estamos en nuestra bandeja de entrada y mensajes, queremos evitar sofocar nuestra creatividad (y, por lo tanto, nunca tener el impulso o la energía para trabajar en esos proyectos y objetivos más importantes).

Esto puede significar que revisar tu bandeja de entrada a primera hora de la mañana no te conviene. O tal vez sentado por la tarde tu cerebro está frito y no tienes la energía para responder a los demás.

Audite un poco su tiempo la próxima semana y observe sus flujos, y luego trabaje esas tareas administrativas más alrededor de ese tiempo, en lugar de hacerlo directamente.

También comenzará a descubrir que al programar ciertas tareas en estos momentos específicos del día, se concentrará más, se sentirá menos disperso y hará más cosas en menos tiempo. ¡Habla de una victoria!

Bien, ahora que tienes las habilidades como ninja de la bandeja de entrada, es hora de mostrarlas. ¿Recuerda antes cuando mencioné dejar su horario de oficina o tiempo de respuesta en su firma de correo electrónico? Eche un vistazo a esta firma de correo electrónico de bricolaje totalmente personalizable (¡y plantilla de archivo de deslizamiento!) Para crear su propia firma de correo electrónico profesional.

Además, cuando descargue su copia, se unirá a The Perk, un correo electrónico semanal en el que comparto trucos de productividad, hacks de sistemas, consejos empresariales y toda la motivación del CEO. ¿Te veo allí?

Advertismentspot_img

8 ideas de desafíos personales para un mejor crecimiento personal

Ya sea que esté preparado para un desafío de cinco días o 30 días completos, a veces debemos comprometernos con un desafío para...

La rutina matutina de un entrenador de vida y un hipnoterapeuta

Amanda Bybel es una practicante y entrenadora de PNL certificada por maestría, una entrenadora de vida y éxito certificada por una maestra, así...

Cómo equilibrar ser un introvertido apasionado

Entonces te identificas como introvertido y multipasionado. Puede ser absolutamente agotador y probablemente no tenga idea de cómo equilibrar ambos. Te siento. Puede...