Cambios en la mentalidad del correo electrónico que mejorarán su productividad este año

Es un año nuevo y ha prometido que 2017 será el año en el que podrá hacer más en el trabajo. No más chequear Facebook. No más días de solo responder correos electrónicos y nada más. No más fines de semana en la oficina haciendo los proyectos que se prometió hacer durante la semana.

La queja más grande que escucho de mis clientes es que sus tareas diarias, es decir, responder correos electrónicos, reuniones, llamadas telefónicas, responder preguntas de jefes y compañeros de trabajo, consumen todo su día y toda su energía. Se sienten frustrados y agotados porque nunca pueden concentrarse en las tareas importantes, las que realmente marcarán la diferencia en sus empresas o en sus negocios.

Existen muchos trucos de productividad para ayudarlo a ser más eficiente y concentrado. El problema con el que veo luchar a muchos de mis clientes no es el deseo de ser más productivos; es aprender a cambiar su forma de pensar acerca de lo que realmente los mantiene estancados e incapaces de lograr sus objetivos generales.

Hay tantas cosas que te distraen a lo largo del día, pero hoy comencemos cambiando tus pensamientos y creencias sobre: ​​ tu bandeja de entrada de correo electrónico . Al igual que con un jefe exigente, un padre difícil o un amigo tóxico, debes establecer algunos límites con tu correo electrónico para que funcione para ti.

¿Este escenario te suena familiar? Cuando finalmente tienes un momento para trabajar en ese proyecto realmente importante, son las 8:00 p.m. y estás cansado, con hambre y tu pareja te envía mensajes de texto preguntándose si alguna vez volverás a casa para cenar.

Reconoces que estás completamente frito por el día. Decides ir a casa para pasar el día prometiéndote a ti mismo que mañana te dedicarás todo el día a ese proyecto que has «querido» hacer durante semanas.

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Al día siguiente, está de regreso en la oficina y listo para abordar ese proyecto, pero primero revisará sus correos electrónicos solo para asegurarse de que no haya nada urgente. Sin emergencias, pero recibió una serie de correos electrónicos sobre un correo electrónico que envió anoche, así que después de abordar esos correos electrónicos, comenzará a trabajar en el proyecto.

Lo siguiente que sabes es que miras hacia arriba y tienes una reunión en 10 minutos, por lo que trabajarás en el proyecto después de la reunión. Te encuentras de nuevo al final de un día muy largo con la promesa de dedicar todo el día de mañana a tu proyecto. ¿Puedes ver hacia dónde va esta historia?

El correo electrónico es una herramienta importante para el trabajo, pero si desea aprender cómo estar más concentrado y ser productivo en el trabajo, aquí hay 3 cambios de mentalidad de correo electrónico que debe implementar ahora:

El correo electrónico no es su primera prioridad del día (ni de ningún otro día)

El gran proyecto por el que su jefe le ha estado molestando o el proyecto en el que quería trabajar porque si lo hace bien podría significar obtener un ascenso y un aumento; esa es su prioridad del día. Son estos proyectos los que le ayudarán a destacar entre sus colegas. Al igual que en el escenario del que hablé antes, es muy fácil distraerse con el correo electrónico y otras cosas en el trabajo.

Son los proyectos complicados y exigentes los que tenemos que abordar a primera hora de la mañana. Al igual que los entrenadores personales nos dicen que hagamos ejercicio a primera hora de la mañana, primero debemos hacer las tareas importantes y difíciles. Si esperamos hasta más tarde en el día, es fácil poner excusas para esperar hasta el día siguiente y muchas veces pueden surgir tareas más urgentes y urgentes.

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«Espera un minuto, pero primero tengo que revisar mi correo electrónico porque no puedo …»

Puede establecer límites / límites de correo electrónico

Permítanme terminar la última oración, «No puedo … esperar una hora después de llegar al trabajo para responder a los correos electrónicos de mis jefes». «No puedo hacer que un cliente importante espere mi respuesta». «No puedo porque ¿y si hay una emergencia?» Todos estos son puntos válidos, pero eso no significa que levante las manos y se resuelva a ser un esclavo de su bandeja de entrada. Puede establecer algunos límites y límites sobre cómo y cuándo revisa su correo electrónico.

Primero, si hay una emergencia grave en el trabajo, el correo electrónico no será la única forma en que alguien se comunique contigo. Llamarán y, si no descuelgas el teléfono, encontrarán otra forma de comunicarse contigo.

En cuanto a responder a los correos electrónicos de su jefe o de cualquier cliente importante, hay muchas formas de solucionar este problema. Puede crear una cuenta de correo electrónico separada de «persona muy importante» y esta es la única que revisa a primera hora de la mañana. Hágale saber a su jefe y a esos clientes VIP y dígales que si necesitan algo que no pueda esperar, use esa cuenta. Hay tantas formas diferentes en las que puede abordar sus inquietudes, solo tiene que recordar que existen soluciones.

«Espera un minuto más, ¿no me veré como un holgazán si no respondo de inmediato …»

El correo electrónico es la agenda de otra persona

Piense en la última vez que vino a la oficina y pasó una hora leyendo y respondiendo sus correos electrónicos. ¿Pasar esa hora te ayudó a lograr alguno de tus grandes proyectos o tareas?

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Piénselo así: ese gran proyecto en el que ha querido trabajar es para beneficiarlo a usted y a su carrera. Si dedica todo su tiempo a responder correos electrónicos, está dejando de lado lo que le beneficia. El correo electrónico, en su mayor parte, trata sobre el deseo o la necesidad de otra persona. Hacer este cambio de mentalidad no significa que sus correos electrónicos no sean importantes o necesarios; significa que debe priorizar lo que lo impulsará hacia adelante sobre las demandas de otras personas.

Lo más importante que puede extraer de este artículo es simplemente la creencia de que el trabajo no tiene por qué ser como es ahora. Es como cualquier otro cambio que quieras hacer en tu vida; se sentirá extraño e incómodo al principio. Te preguntarás si esto es «correcto» para ti, pero intenta recordar por qué lo estás haciendo. Está tomando la decisión de cambiar su relación con su bandeja de entrada de correo electrónico para hacer avanzar su carrera. Si implementa estos cambios de mentalidad, finalmente podrá sentir que su jornada laboral funciona para usted y no en su contra.

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