Cómo actualizar su lista de tareas pendientes: una guía paso a paso

Si estás leyendo esto, me imagino que te encantan las listas de tareas pendientes.

Te encanta lo organizado que te sientes cuando los escribes. Te encanta la sensación satisfactoria de marcar las cosas. Probablemente incluso agregue cosas que ya ha hecho solo para tacharlas (no soy solo yo, ¿verdad?).

O … tal vez, estoy muy lejos. Tal vez quieras amarlos, pero estás frustrado porque son demasiado largos, demasiado abrumadores y demasiado interminables.

Dondequiera que estés, confía en mí cuando te digo que lo entiendo.

Las listas de tareas pendientes son geniales y tienen mucho potencial para beneficiar nuestra vida y juntar nuestras cosas … si las usamos correctamente. El problema es que tendemos a crear una lista, tenemos las mejores intenciones para hacer todas las cosas y luego esperamos que sucedan. Como estoy seguro de que se habrá dado cuenta, no es tan simple. Requiere un poco más de esfuerzo de nuestra parte.

Pero hoy es tu día de suerte porque he descubierto exactamente qué hacer para actualizar tu lista de tareas pendientes y llevarla al siguiente nivel. Estoy a punto de guiarlo a través del proceso de actualización de su lista de tareas pendientes de principio a fin, para que pueda ser productivo y sentirse bien con lo que realmente logra todos los días.

¿Listo para crear una lista de tareas pendientes que realmente funcione? ¡Vamos a hacerlo!

Paso 1: ve más allá de una lista

Las mejores listas de tareas pendientes no comienzan como listas, comienzan como descargas de cerebros.

¿Qué es una lluvia de ideas? Es exactamente lo que parece: saca un trozo de papel y tira cualquier cosa que esté ocupando espacio en tu cerebro en este momento. Ninguna tarea es demasiado grande o demasiado pequeña. ¿Recado rápido? Apúntelo. ¿Una idea de proyecto completamente nueva? Sí, eso también.

¡Siéntete libre de escribir todo en un formato de lista mientras haces una descarga de ideas, o hazlo al estilo de un mapa mental, lo que sea que fluya más fácilmente! Honestamente, el formato no importa en este momento. Lo que importa es que abordes este paso como un montón de ideas, no solo como escribir tu lista de tareas pendientes.

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Este reencuadre mental lo ayudará no solo a pensar en cosas nuevas que podría haber pasado por alto si fuera «solo una lista de tareas pendientes», sino que también lo ayudará a encontrar algo de claridad mental para que pueda tomar medidas al final de este proceso.

Paso 2: priorizar, priorizar, priorizar

Aquí hay otro secreto que nadie te cuenta sobre las listas de tareas pendientes: ¡no puedes trabajar con una lista!

Imagina armar un mueble o seguir una receta cuando tienes los pasos, pero no el orden en el que se supone que debes hacerlo. Es muy confuso, ¿verdad? Sin priorizar su lista de tareas pendientes, ¡eso es exactamente lo que está haciendo! Tienes que saber no solo lo que quieres hacer, sino en qué orden quieres hacerlo.

Bien, entonces, ¿cómo priorizamos?

Una de mis formas favoritas de ordenar mi lista de tareas pendientes es usar algo llamado La Matriz de Eisenhower (o Matriz de Importancia-Urgencia). Escribí una publicación de blog completa sobre cómo usar esta estrategia aquí, pero aquí está tu tl; dr …

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Para cada elemento de su lista, pregúntese: “¿Es esto urgente? ¿Es esto importante? » Luego, inserte esa tarea en el cuadrante apropiado.

¡Eso es! Pan comido.

Paso 3: ordena tu lista de tareas pendientes

¿Conoce las tareas que anotó en el cuadrante “No es importante ni urgente” en el Paso 2? Sí, sigamos adelante y tiremos esos por la ventana ahora mismo.

No estoy bromeando, ¿por qué están estos en tu lista para empezar? Si no es algo que deba hacer en un futuro cercano, y ni siquiera es importante para usted, entonces es probable que esté bien si no lo hace en absoluto.

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Tal vez tenga una nueva idea que no se ajuste a su estrategia general en este momento. Tal vez sea algo que alguien más intentó incluir en tu lista de tareas pendientes para su propio beneficio. Si esa persona era su jefe, probablemente debería considerar hacerlo. Pero si era alguien más… probablemente no.

Observar más de cerca las cosas en su categoría «Urgente, pero no importante» es otra oportunidad para ordenar su lista. Dado que es urgente, probablemente deba hacerse pronto. Pero como acaba de decidir que no es importante, entonces tal vez no necesite que lo haga usted. ¿Es esto algo que podría delegar en otra persona, un colega o un miembro de la familia? ¿Es algo que podría automatizar para que lo haga la tecnología en lugar de su valioso esfuerzo humano?

Quiero que se ponga realmente creativo en este paso y ordene su lista de tareas pendientes hasta que no haya nada más de lo que pueda deshacerse.

Paso 4: Estime cuánto tiempo tomará cada tarea

Vaya, ¿sigues conmigo? ¡Eres un campeón! No se preocupe, pronto tomaremos medidas en esta lista. Pero antes de comenzar a hacer las cosas, es extremadamente útil estimar cuánto tiempo espera que tome cada una de estas tareas.

¿Por qué? Dos razones.

Primero, hacer esto lo ayuda a asegurarse de establecer expectativas realistas para lo que desea lograr hoy. Sea generoso con la cantidad de tiempo que dedica a cada tarea y sume el tiempo para todas las tareas que cree que desea hacer hoy. ¿Tiene sentido para tu día? ¿Todavía tienes espacio para cosas como comer y descansos cortos?

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En segundo lugar, una vez que ha hecho esto de manera constante durante un tiempo, comienza a mejorar mucho en la predicción de cuánto tiempo le llevarán las diferentes tareas. ¡Esto, por supuesto, significa una mejor planificación en el futuro!

Dar a sus tareas asignaciones de tiempo real significa no solo ser más productivo, sino también sentirse más satisfecho con lo que hizo ese día.

Paso 5: no te detengas ahí, ¡agrégalo a tu calendario!

Incluso después de que su lista esté priorizada, ordenada y tenga estimaciones de tiempo adjuntas, ¡este último paso para agregarla a su calendario es muy importante!

Aquí es donde puede convertir esa lista de tareas pendientes en un plan de acción. Mi estrategia favorita para esto se llama bloqueo de calendario, donde agregas bloques de lo que vas a hacer a cada hora de tu día para planificarlo. Use digital, use papel, use cualquier formato de calendario que funcione para usted. Y, como ya hizo el Paso 4, ¡será tan fácil como arrastrar y soltar todo en un intervalo de tiempo!

Al dar un paso atrás, descubrirá que la abrumadora e interminable lista de tareas pendientes es cosa del pasado. Ahora tienes algo con lo que realmente puedes trabajar. Es un plan estratégico que elabora usted mismo, basado en sus propias prioridades, y lo hará más productivo de lo que ha sido en meses.

Al utilizar este proceso para actualizar su lista de tareas pendientes, sentirse bien con su día no solo está a su alcance, sino que se le entrega en bandeja de plata. ¡Ahora todo lo que te queda es que salgas y lo hagas realidad!

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