Cómo escribir más correos electrónicos profesionales en el trabajo


Jasmine Hunter Zust·3 min de lectura
Cómo escribir más correos electrónicos profesionales en el trabajo

A pesar de la gran variedad de avances tecnológicos a lo largo del tiempo, el correo electrónico ha perdurado. Ahora, en lugar de enviar correos electrónicos a amigos y familiares, las personas usan las redes sociales. Pero los entornos de trabajo profesionales han cosechado el correo electrónico como una forma básica y rápida de comunicación. ¿Por qué? Bueno, los correos electrónicos pueden ser útiles, especialmente cuando entran en juego las solicitudes, las ventas o el servicio al cliente. Si olvida algo, siempre puede consultar el correo electrónico original..

Mi trabajo como especialista en marketing digital se basa casi exclusivamente en leer correos electrónicos y responderlos. Trabajo como webmaster y recibo solicitudes para actualizar páginas en el sitio web, todo por correo electrónico. Ocasionalmente, mi equipo y yo recibiremos llamadas, pero siempre les decimos a nuestros clientes que envíen un correo electrónico que podamos usar como referencia. Después de un año o dos de esto, he leído toneladas de correos electrónicos y la mayoría de ellos son profesionales, pero a veces, vienen algunos que nos hacen rascarnos la cabeza.

Aquí hay cinco maneras en que puede hacer que sus correos electrónicos sean más profesionales, asertivos y efectivos.

Use voz activa, en lugar de pasiva.

Muchas veces, recibimos solicitudes por correo electrónico que comienzan con: «Esperaba que pudieras ayudarme …»

Este es solo un ejemplo de alguien que usa voz pasiva. También hace que parezca que no estaban seguros de si enviar el correo electrónico en primer lugar. Una mejor manera de decirlo sería: «Por favor, ayúdame con lo siguiente …» Esto suena mucho más asertivo sin ser demasiado agresivo. Es nuestro trabajo ayudarlos y responder a la solicitud, por lo que no creemos que sea insistente..

Leer también  20 maneras de agregar autocuidado en su rutina de trabajo

Mantenga los correos electrónicos cortos y al grano.

Supongamos que necesita enviar un correo electrónico a su jefe para hacer una pregunta. Lo más probable es que su supervisor tenga que revisar toneladas de correos electrónicos todos los días y no necesita leer algo muy largo, especialmente si está divagando. Apégate al punto y mantenlo breve. Podrías decir algo como «Hey, pregunta rápida …» y luego hacer tu pregunta. Nunca envíes un correo electrónico solo para chatear.

Sepa cuándo usar oraciones completas y cuándo acortarlas.

A veces son necesarias oraciones completas, especialmente si nunca has conocido a la persona que estás enviando un correo electrónico o si están en una posición muy alta. Pero en el ejemplo anterior, al hacer una pregunta, está bien no usar oraciones completas porque le está enviando un correo electrónico a alguien que ve todos los días, y está tratando de mantener el correo electrónico breve. Tenga en cuenta que su correo electrónico debe tener sentido y ser legible. Además, su correo electrónico podría reenviarse o el destinatario podría enviar un mensaje de CC a otra persona en su respuesta, por lo que siempre debe verificar si hay errores de ortografía o gramática.

Use las fuentes sabiamente y evite el uso del color..

Todos hemos visto esos correos electrónicos en letra totalmente verde o Comic Sans. ¿Y adivina qué? Todos nos hemos burlado de ellos. Ningún profesional debería usar una fuente extraña o una que parezca decorativa. Use fuentes básicas, como Times New Roman, Arial, Calibri, Helvetica, etc. Manténgase alejado de fuentes como Impact, Comic Sans, Courier New (la fuente de la máquina de escribir) y cualquier fuente de escritura o caligrafía. Podría seguir y seguir sobre las fuentes, pero entiendes la esencia. En caso de duda, solo mantenga la configuración de fuente de correo electrónico predeterminada.

Leer también  Cómo empacar una pequeña bolsa de gimnasio de manera eficiente para su entrenamiento a la hora del almuerzo

No haga preguntas personales ni dirija su correo electrónico como «señores».

Este es un grande. La gente parece pensar que hacer una pregunta personal parecerá amigable, pero en realidad, puede parecer extraño, especialmente si rara vez hablas con el destinatario o nunca lo has conocido en persona. Como dije antes, mantenlo breve.

Ver también

Encontrar inspiración cuando golpeas una rutina creativa

Si no sabe a quién está enviando un correo electrónico, por ejemplo, si tiene que enviar una solicitud de ayuda a su departamento de TI, no dirija el correo electrónico con «señores» o cualquier otra palabra que implique a la persona que responderá es un hombre. Si no lo sabes, no lo uses.

Como webmaster, lo he visto todo. Incluso hice que alguien se dirigiera a mí como «maestra web» una vez que se dio cuenta de que era una mujer. No pensé que fuera gracioso, por decir lo menos..

Consejo extra: los emojis están bien, pero solo usa los básicos.

Dependiendo de dónde trabajes, el uso de emojis podría hacer o deshacer tu correo electrónico. A algunas personas les gustan y a otras no. Me abstengo de usarlos a menos que alguien me envíe un correo electrónico usando uno. Prefiero los emojis reales en lugar de los teclados mecanografiados que creas a partir de signos de puntuación como, :). Me parecen un poco extraños en un entorno laboral. En su lugar, use el tablero de emoji en su cliente de correo electrónico para evitar confusiones..

¡Eso es, amigos! Espero que hayas aprendido una o dos cosas. Los correos electrónicos son importantes en el lugar de trabajo porque hoy en día se usan más que las llamadas telefónicas. Todos sabemos cómo las palabras pueden tener un efecto duradero. Tenga esto en cuenta la próxima vez que abra el cliente de correo electrónico de su lugar de trabajo.

Leer también  8 pasos de acción para crear metas mensuales exitosas

Advertismentspot_img

8 ideas de desafíos personales para un mejor crecimiento personal

Ya sea que esté preparado para un desafío de cinco días o 30 días completos, a veces debemos comprometernos con un desafío para...

La rutina matutina de un entrenador de vida y un hipnoterapeuta

Amanda Bybel es una practicante y entrenadora de PNL certificada por maestría, una entrenadora de vida y éxito certificada por una maestra, así...

Cómo equilibrar ser un introvertido apasionado

Entonces te identificas como introvertido y multipasionado. Puede ser absolutamente agotador y probablemente no tenga idea de cómo equilibrar ambos. Te siento. Puede...