Un día en la vida de un planificador de bodas y propietario de un negocio

Si alguna vez ha visto «Wedding Planner», «Bridezillas» o cualquier otro programa de bodas o película, es posible que ya tenga una perspectiva ideal de cómo se verá y se sentirá la planificación de eventos y la industria. Para ser completamente sincero contigo, la industria hotelera y de planificación de eventos no es tan glamorosa como crees. Permítanme darles una visión cruda y sin filtros de un día real de un planificador de eventos y propietario de un negocio de bodas.

Soy Heidi Melton, planificadora de bodas / eventos y propietaria de la aplicación ONBB Wedding.

Trabajar en la industria de los eventos es muy divertido. Cuando entro a la oficina, todos los días son realmente una sorpresa. Algunas ocupaciones le permiten tener un sentido de rutina y expectativas; sin embargo, la planificación de eventos y bodas, a pesar de toda la planificación y los detalles, es diferente todos los días.

Trabajo con clientes corporativos, sin fines de lucro y de bodas para planificar sus eventos de principio a fin. Desde la ropa de cama hasta el diseño, desde la comida hasta la bebida, trabajamos con el cliente para asegurarnos de que todos los detalles estén planificados y ejecutados según su visión.

También trabajo con proveedores externos para administrar otros elementos del evento que podría no manejar, como flores, entretenimiento, video / puesta en escena, fotografía y más. Cuando comencé en el negocio trabajé con eventos más pequeños que iban desde 25 hasta 40 invitados. Ahora trabajo con eventos de todos los tamaños que van desde 50 hasta más de 1000 invitados.

"" Crédito de la foto: Fotografía dirigida

Si vinieras a seguirme por un día, el mejor día de la semana para verme en una rutina tan cercana sería un lunes. Los lunes son un poco más lentos cuando se trata del día del evento real.

Los lunes se ven así:

6:00 a. m. : la alarma está sonando y estoy saliendo de la cama lista para empezar a hacer ejercicio. Es broma, me arrastro fuera de la cama para comenzar mi entrenamiento, estiramiento, meditación / oración y respiración profunda antes de comenzar mi día. Utilizo Beachbody a pedido para mi ejercicio diario. ¡Me encanta porque no tengo que pasar más tiempo conduciendo a algún lugar para hacer mi trabajo!

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6:50 am – Preparo mi batido diario – 1 ½ cucharada de maní en polvo, 1 cucharadita de cacao en polvo orgánico, ½ taza de fresas congeladas, ½ taza de otras (plátano, espinaca, etc.) Agregue agua y ¡disfrutar!

7:00 a. m. : prepárate para mi de 9 a 5 p. m.

8:00 a. m. : conduzca hasta la oficina.

8:30 a. m. : llega a la oficina y abre el edificio. Encenderé las luces, abriré las puertas y pondré mi computadora en funcionamiento. Mientras mi computadora se enciende, voy a tomar una taza de café de la cocina del catering y saludo al equipo culinario.

8:40 a. m. : Empiezo a revisar mi horario para el día o la semana. Utilizo tanto el Calendario de Outlook como el Calendario de Google. El calendario de Outlook es más fácil para implementar recordatorios de calendario, invitaciones y notas para clientes que usan el mismo sistema. Sincronizo los dos calendarios para mi trabajo y el personal con Google Calendar para poder acceder fácilmente al calendario desde mi teléfono.

8:45 a. m. : una vez que tengo una visión clara del día y la semana, paso a responder correos electrónicos. Respondo correos electrónicos tres veces al día. Por la mañana, al mediodía y justo antes de irme por el día. De esta manera puedo dejar las otras secciones de mi día para completar proyectos en lugar de solo responder correos electrónicos. (Como puede haber descubierto, responder correos electrónicos puede ser un trabajo de días completos si se responde constantemente).

9:15 a. m. : si se responde a alguno de mis correos electrónicos de inmediato, responderé una vez más mientras todavía estoy en el modo de respuesta.

9:20 a. m. : paso a completar proyectos. Los proyectos en el mundo de la planificación de eventos pueden ser muchas cosas: redactar una propuesta, completar un diagrama, pedir ropa de cama / equipo de alquiler, escribir pedidos de eventos, etc.

El sistema principal que utilizo para esto se llama Caterease. Este sistema no es tan robusto como algunos de los otros sistemas de gestión de eventos, pero tiene una gran conexión para la gestión y reserva de espacios en el lugar, la creación de pedidos de eventos y, en última instancia, un sistema de relaciones con el cliente relativamente agradable. La parte de administración de relaciones personalizadas no es como algunas que haya visto o que haya visto antes. Se trata más de mantener un registro de la correspondencia de llamadas telefónicas, correos electrónicos y notas de reuniones. El CRM no tiene elementos de diseño sólidos para que valga la pena enviar correos electrónicos masivos con fines de marketing, sino más bien para las relaciones reales y el seguimiento de la experiencia del cliente que para el marketing.

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Los lunes también están destinados a reuniones de planificación y visitas al sitio fuera de las instalaciones. Permítanme desglosarlos por separado.

1,5 a 2 horas al día: reuniones de planificación. Estas son sesiones en profundidad con los clientes para recorrer cada detalle del evento. Primero comenzaremos con la línea de tiempo general para tener una buena perspectiva de todo el evento. Luego muévete a la disposición y el diseño. Una vez que tenemos la línea de tiempo, el diseño y el diseño, trabajamos en el menú y todos los demás detalles del evento.

De 30 minutos a 1 hora del día : las visitas al sitio fuera de las instalaciones están pensadas para comprender mejor la ubicación, de modo que pueda proporcionar las mejores soluciones de planificación y detalles posibles. El cliente y yo recorremos la ubicación fuera de las instalaciones y discutimos la visión general del evento. Luego hago un seguimiento con una propuesta para el evento basada en las necesidades y la visión del cliente.

4:00 p. m. : al final del día, hago un seguimiento de los posibles clientes que envían correos electrónicos y de la programación.

5:00 p. m. : sal de la oficina y viaja a casa.

"" Crédito de la foto: KT Crabb Photography

5:30 p. m. : Estoy en casa con mi aplicación empresarial ONBB Weddings. La aplicación es la primera y única aplicación de reventa de bodas actualmente disponible para iPhone (próximamente Android).

6:00 p. m. : los lunes están destinados a la planificación semanal de publicaciones en redes sociales. Actualmente uso Hootsuite, pero estoy buscando otras aplicaciones de programación de redes sociales. Si conoce alguna excelente aplicación de planificación y programación de redes sociales, ¡asegúrese de comentarla a continuación!

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6:30 p. m. : Pausa para cenar con mi prometido.

7:30 p. m. : seguimiento de los esfuerzos de colaboración con los profesionales de bodas. Utilizo un sistema de gestión de proyectos y correo electrónico llamado Zoho. Para una pequeña empresa, este servicio es excelente, porque escala con usted. Puede utilizar el servicio gratuito o actualizarlo a medida que su negocio crezca. Tienen muchas características como CRM, correo electrónico, gestión de proyectos y muchas otras.

8:30 p. m. : finalice cualquier seguimiento y planificación de las redes sociales.

9:00 p. m. – Pasar el rato en el sofá con mi novio y mi perro.

10:00 p. m. : ¡Descanse!

A medida que continúo aprendiendo y creciendo con ambos negocios, algo que sé ahora más que nunca es buscar un mentor. Un mentor que ha estado en el meollo de la cuestión, comprende los altibajos de dirigir su propio negocio y, al final del día, será completa e inequívocamente crudo contigo. Por lo tanto, cuando desee un consejo sobre una nueva idea para su negocio, su mentor le dará comentarios reales sobre qué hacer o incluso si es una buena idea. Los mentores también son un gran recurso al que acudir cuando se necesita un estímulo. Dirigir un negocio es difícil, no dejes que nadie te diga lo contrario. Si encuentra a alguien que le dice que administrar un negocio es fácil, está mintiendo o simplemente está loco. Tendrás días en los que estás en la nube 9 y otros días en los que estás en el pozo de fuego. Son esos días en los que solo quieres saltar al agua y decir «ME DEJITO» que tu mentor está ahí para decir: «Yo también he estado allí … No estás solo».

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